Training Need Analysis (TNA) merupakan hal yang penting dilakukan untuk menentukan kebutuhan atas sebuah pelatihan atau program pembelajaran lainnya. TNA penting untuk memastikan bahwa training yang diberikan tepat dan efektif dalam meningkatkan performa kinerja karyawan. Kita akan membahas bagaiman cara membuat training need analysis secara lengkap.
1. Mengidentifikasi Tujuan Organisasi
Langkah pertama dalam menyusun TNA adalah memahami tujuan perusahaan atau organisasi secara menyeluruh. Pertanyaan yang perlu dijawab antara lain:
- Apa visi dan misi perusahaan?
- Apa tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan?
- Bagaimana pelatihan dapat mendukung pencapaian tujuan ini?
2. Melakukan Analisis Organisasi
Analisis organisasi bertujuan untuk memahami struktur, budaya, nilai, dan kondisi organisasi saat ini. Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:
- Struktur organisasi: Bagaimana organisasi terbagi menjadi departemen dan unit kerja?
- Budaya organisasi: Apa yang dianggap penting bagi organisasi? Norma apa yang dijunjung tinggi?
- Kondisi saat ini: Tantangan apa yang dihadapi organisasi?
3. Mengidentifikasi Kompetensi Yang Diperlukan
Langkah ini melibatkan penentuan kompetensi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Kompetensi ini bisa berupa pengetahuan, keterampilan, atau sikap yang dibutuhkan oleh karyawan untuk meningkatkan kinerjanya demi mencapai tujuan perusahaan.
4. Analisis Kinerja Karyawan
Analisis kinerja karyawan bertujuan untuk mengidentifikasi kesenjangan (gap)antara kinerja saat ini dan kinerja yang diharapkan. Caranya meliputi:
- Menilai kinerja individu dan tim/ departemen.
- Membandingkan hasil kinerja dengan standar yang ditetapkan.
- Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja (performance), baik internal maupun eksternal.
5. Mengumpulkan Data
Data dikumpulkan untuk mendapatkan gambaran yang detail tentang kebutuhan training. Metode pengumpulan data dapat meliputi:
- Interview dengan manajer dan karyawan.
- Kuesioner atau survei.
- Observasi langsung.
- Review dokumen seperti laporan kinerja, deskripsi pekerjaan, dan catatan pelatihan sebelumnya.
6. Menganalisa Data Yang Dikumpulkan
Data yang telah dikumpulkan dianalisa untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang spesifik. Analisa ini harus menjawab pertanyaan:
- Apa kesenjangan kinerja yang ada?
- Apa penyebab kesenjangan tersebut?
- Pelatihan apa yang diperlukan untuk mengatasi kesenjangan tersebut?
7. Menyusun Rencana Training
Berdasarkan hasil analisa, rencana training disusun dengan memperhatikan:
- Prioritas kebutuhan training.
- Sasaran training yang jelas dan terukur.
- Metode training yang sesuai, seperti in house training, e-learning, online training, coaching, atau on-the-job training.
- Jadwal training yang realistis dan terstruktur.
8. Mengimplementasikan Training
Setelah rencanatraining disusun, langkah berikutnya adalah mengimplementasikannya. Hal ini meliputi:
- Menyiapkan materi dan sumber daya pelatihan.
- Mengkoordinasikan pelaksanaan training dengan pelatih dan peserta.
- Memastikan fasilitas dan peralatan pelatihan siap digunakan.
9. Evaluasi Training
Evaluasi training dilakukan untuk mengukur efektivitasnya dan menentukan apakah tujuan training telah tercapai. Metode evaluasi dapat meliputi:
- Penilaian sebelum dan sesudah training.
- Feedback dari peserta dan pelatih.
- Pengamatan kinerja setelah training.
Hasil evaluasi digunakan untuk melakukan tindak lanjut yang diperlukan, seperti training tambahan atau penyesuaian program training di masa mendatang.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, organisasi dapat mengidentifikasi kebutuhan training secara tepat dan menyusun program yang efektif dan efisien. Hal ini tidak hanya mendukung pencapaian tujuan perusahaan, tetapi juga meningkatkan kompetensi dan motivasi karyawan.
Dengan menyusun training need analysis secara sistematis, organisasi dapat memastikan bahwa investasi dalam pelatihan memberikan hasil yang optimal, baik bagi karyawan maupun organisasi secara keseluruhan.
